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ライバルに差をつけろ！就活メールで押さえておきたい5つのポイント
現在、学生同士の連絡手段としては、主にLINEやSNSのDM・チャットなどが使われていて、「メール」に関しては苦手意識を持つというか、公式なルール（決まりごと）がわからないという話はよく耳にします。
実際に就活生の約8割はメールマナーを知らないと言われていて、キャリアセンターなどで指導されている大学もあるようですね。
今回は、就活メールについて書いてみようと思います。既に就活を順調に進めている方は再確認として、これから就活を進めて行く学生は、ぜひこの機会に学んでいきましょう。
社会人は「ビジネスメール」が常識
社会人でも同僚や同じ部署間では、連絡を取り合うのに、LINEなどをよく使っています。ただし、公式の連絡や社外への連絡はメールを使用するのが常識です。
そしてビジネスメールは、友人同士のメールとは、書き方も内容もまったく異なります。就活を開始する、最初の段階でメールマナーを覚えておかないと、相手に悪い印象を与えるなど、思わぬ失敗をしてしまう可能性もあります。
せっかく熱意を持って就活しているのですから、少しでも良い印象が伝わるようにメールを送りたいですよね。そこで、今回は、「就活メールで押さえておくべき5つのポイント」をお伝えします。
1.就活用のメールアドレスは必要か？
就活用メールアドレスは、携帯キャリアやフリーメールではなく、PC用メールアドレスが望ましいです。大学で発行される学生用アドレスは、あなたの公式アドレスともいえますのでまったく問題ありません。ただし、スマートホンでメールをすぐに確認できた方が無難です。
新たに就活用メールアドレスを用意する場合は、シンプルに氏名をもとにしたGメールなどが良いと思われます。「taro.yamada@」のような形式です。
携帯キャリアやフリーメールを避けた方がよいのは、相手先の迷惑メール対策で、配信拒否とされる場合があり、また送信はできても、そのまま迷惑メールフォルダに入ってしまう可能性があるためです。
2.メールの件名は、それだけで用件が伝わるように
企業には、毎日、大量のメールが届いています。社会人はこれを確認して、迅速に処理することが求められており、メールタイトルを見て、瞬間的に優先順位を判断しています。特に採用担当者には、応募した学生から大量にメールが届きます。
そこで、「件名だけで、メールの内容がわかる」ことがとても大切です。
下記のように「用件（内容）+誰から」とするのがコツです。
良いメール件名の例
「〇月〇日OB訪問のお礼（●●大学 山田太郎）」
「面接日程変更のご相談（●●大学 山田太郎）」
「二次選考辞退のご連絡（●●大学 山田太郎）」
注）相手からのメールに返信する際は、メール件名を変えないこと！
相手からのメールに返信する際は、メール件名を変更しません。それは先方がすぐに返信と理解して、やりとりの履歴が確認できるように配慮するためです。返信する際は、本文に前メール文面が残りますが、これもそのまま残して返信します。
注）メール送信・返信の時間について
メールを送信する場合は相手先の営業時間中に送信をするようにします。早朝や深夜は、その時間が相手に伝わり、非常識と思われることもありますので、できるだけ避けるようにしてください。
担当者が見落とすことなく、メールが確認できるように、「朝一番、午後一番、16時頃まで」の順に優先時間を見極めます。それは相手が業務中は確実にメールチェックをしているからで、終業間際の送信は見落とす可能性が高くなります。
但し、相手メールへの返信は、基本的に速やかに行うようにします。翌日に回したり、長時間経過後としたりすると印象がよくありませんし、うっかり返信を忘れてしまうことにもつながります。
日程調整など返事に時間を要する場合は、取り急ぎ「お礼のメール」を返信して、連絡内容を確認していることを相手に伝えましょう。
3.メール本文の宛名と自己紹介
メール本文は宛名から書きましょう。具体的に相手の氏名、所属、役職がわかる場合は、その通りに記入します。不明の場合は「〇〇ご担当者様」とします。
宛名の次行に、自己紹介として、自分の所属と氏名を記入します。自己紹介の前後に、「お世話になります」などを記入するのが通例となります。
メール本文書き出し（宛名・自己紹介）の例
株式会社〇〇〇〇 〇〇部〇〇課
課長 〇〇〇〇様 （役職が不明な場合は、〇〇担当 〇〇〇〇様）
お世話になります。 〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年 山田太郎です。
4.メール本文の記入と改行について
メール本文は読みやすく、わかりやすいことが最優先です。
そこで箇条書きで構成し、伝える内容が変わるときには改行します。改行する際には、適宜、空白行を設けると見やすさが増すでしょう。
メール本文は、「テキスト形式」と「HTML形式」が選択できますが、「テキスト形式」を選択しましょう。「HTML形式」は相手先のPC環境によっては表示ができない場合があるからです。
数字は半角で記入します。数字・記号で環境依存文字を使用すると文字化けの原因となるので注意しましょう。本文の例は、後ほど掲載します。
5.メール文末に必ず署名（シグネチャー）を付ける
文末には「自分の大学名、学部学科名、（研究室名）、氏名、（住所）、メールアドレス、携帯番号」など、相手が連絡を取りたいと思ったときに、すぐ確認できるように署名（シグネチャー）を付けるようにしましょう。
署名が付くことによって、ビジネスメールらしくなり、公式の印象が増す効果があります。また、長すぎるのは感心しませんが、研究室のホームページURLを載せるなど、さりげなく自己PRをすることもできます。
住所は、就活初期段階で求められていなければ、記入しなくても問題はないでしょう。
署名（シグネチャー）の例
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〇〇大学〇〇学部〇〇学科 3年
山田 太郎
（郵便番号・住所）
ｅ-mail: ｙamada.taro@gmail.com
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以上、5つのポイントをもとに、メール全文例を掲載します。
件名：
〇月〇日 面接のお礼（●●大学●●学部●●学科●●●●）
本文：
株式会社●●●● ●●部
課長 ●●●●様
お世話になります。●●大学●●学部●●学科 ●●●●と申します。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきましてありがとうございました。
本日の面接を通じて、貴社の会社方針や業務内容など多くのことを教えていただき、とても有意義な時間となりました。
いただいた助言も大変ありがたく、今後の卒業研究や業界研究に役立てて行きたいと思います。
取り急ぎ、お礼を申し上げたくメールさせていただきました。
本日は本当にありがとうございました。
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〇〇大学〇〇学部〇〇学科 3年
山田 太郎
（郵便番号・住所）
ｅ-mail: ｙamada.taro@gmail.com
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【よくミスする内容・チェック項目】
就活メールを送る場合は、以下に注意しましょう！
●件名を忘れていないか（必ず最初に記入する習慣をつけること）
●宛名が間違っていないか（会社名・氏名の間違いが多い要注意）
●挨拶を忘れていないか
●署名は付けているか（送信前に見直すこと）
●誤字・脱字などはないか（3回は読み直すこと）
●送信時間は問題ないか（営業時間外に送らないように）
●返信が遅くないか（早く返信。毎日、数回はメールをチェックする習慣をもつように）
●就活用アドレスか（スマートホンで送る場合は、アドレス選択に注意）
（本記事は総合資格naviライターkouju64が構成しました）
